Kunde

Institut für berufliche Bildung, Arbeitsmarkt- und Sozialpolitik GmbH (INBAS) in Zusammenarbeit mit der Bundesagentur für Arbeit

Zusammenfassung

idb - Internetgestütztes Datenbanksystem für die Durchführung von Arbeitsmarktdienstleistungen der Bundesagentur für Arbeit.

Aufbauend auf die in den Modellversuchen der „Entwicklungsinitiative: Neue Förderstruktur für Jugendliche mit besonderem Förderbedarf“ erprobten Konzepte, Verfahren und Standards gibt die Datenbank den nutzenden Bildungsträgern die Möglichkeit, Ergebnisse der Eignungsanalyse/Eignungsanalyse zu dokumentieren und auf dieser Grundlage individuelle Qualifizierungs- und Förderpläne zu erstellen und umzusetzen.
Mit der Nutzung des Datenbanksystems werden folglich auch fachliche Qualitätsstandards implementiert.
Die Datenbank idb wird die inhaltlichen und technischen Anforderungen der elektronischen Maßnahmeabwicklung (eM@w) erfüllen, die von der Bundesagentur ab Sommer 2007 im ersten Schritt für BvB eingeführt werden soll.
Alle von der Bundesagentur für Arbeit geforderten Meldungen, Informationen und Genehmigungen können aus der Datenbank generiert und über eine XML-Schnittstelle mit eM@w kommuniziert werden.
Die Datenbank idb wird für den Einsatz in Berufsvorbereitenden Bildungsmaßnahmen der Bundesagentur für Arbeit ab Anfang September 2007 für interessierte Bildungsträger zur Verfügung stehen.

Details siehe auch www.idb.inbas.com

Hintergrund

"idb" wird auf Basis von "e-NFK" entwickelt und erhält neben den inhaltlichen Änderungen auch ein neues Look & Feel im Vistastyle, barrierefrei.

Die Synchronisation mit der Bundesagentur für Arbeit erfolgt über eine XML-Schnittstelle die eng mit idb abgestimmt wird bzw. wurde. Siehe hierzu auch http://emaw.arbeitsagentur.de/xsd/emaw.xsd und
http://emaw.arbeitsagentur.de/xsd/emawprot.xsd.

Realisierung

Konzept / Design / Programmierung / Dokumentationen / Projektmanagement
SSL, PHP, MySQL, XML, diverse Qualitätsmerkmale, Online Bug-Reporting-Tool, Schulungen, Testbetrieb, Support

Historie NFS und NFK

Die Anwendung „e-NFS“ wurde als ein internet-gestütztes Programm für die Planung, Organisation, Administration, Verwaltung, Dokumentation und Auswertung Neuer Förderstrukturen in der Modellversuchsreihe der "Entwicklungsinitiative: Neue Förderstruktur für Jugendliche mit besonderem Förderbedarf" entwickelt.
Die Version „e-NFK“ wird seit Sommer 2004 angepasst an die besonderen Anforderungen, die sich aus dem Neuen Fachkonzept und der Leistungsbeschreibung für die Berufsvorbereitenden Bildungsmaßnahmen der Bundesagentur für Arbeit ergeben.
Die Datenbankanwendung ermöglicht die Verwaltung von Daten der teilnehmenden Jugendlichen und die Abbildung des individuellen Maßnahmeverlaufs in berufsvorbereitenden Bildungsmaßnahmen nach dem Fachkonzept der Bundesagentur für Arbeit. Es werden sowohl soziodemografische als auch Daten zum Förder- und Qualifizierungsverlauf sowie zum Verbleib erfasst. Das Programm generiert Seriendokumente, Listen, Übersichten und Auswertungen sowie eine abschließende vollständige Teilnehmenden-Akte.

Die Zusammenarbeit zwischen Arbeitsagentur und Träger (bzw. zwischen Beratungsfachkräften der Agenturen und Fachkräften der Bildungsträger) vollzieht sich sowohl allgemein als auch auf den Einzelfall bezogen weitestgehend über das Programm e-NFK.

Orientiert an den für die Benachteiligtenförderung generell geltenden Förderprinzipien soll durch eine klare inhaltliche und zeitliche Gliederung der Qualifizierungs- und Förderangebote für die Zielgruppen mehr Transparenz und Effizienz erreicht werden.
Durch die Neuen Förderstrukturen sollen mehr Jugendliche als bisher in der Phase des Übergangs zwischen Schule und Beruf erreicht und ausgebildet werden. Die Anzahl erfolgreicher Ausbildungsabschlüsse soll erhöht und die Integration in betriebli-che Berufsausbildung und spätere Beschäftigung verbessert werden.
Ein wesentliches Instrument hierbei ist die verstärkte Individualisierung der Förderung einschließlich unterschiedlich ausgedehnter Förderzeiten in der Ausbildungs- und Berufsvorbereitung.
Mit dem Rahmenkonzept der "Entwicklungsinitiative: Neue Förderstruktur für Jugendliche mit besonderem Förderbedarf" wird vor allem ein Paradigmenwechsel angestrebt: weg von einer Maßnahmeorientierung hin zu einer Personenorientierung.
Details hierzu siehe unter
www.neuefoerderstruktur.de
www.bnw.de
www.inbas.com

Ausgangssituation

Zentrales Element der Neuen Förderstrukturen ist eine Individualisierung und - sowohl zeitliche als auch räumliche - Flexibilisierung von Qualifizierungsverläufen für die Jugendlichen.
Für eine solche Förderstruktur stehen keine adäquaten Instrumente der Organisation, Verwaltung, Dokumentation und Auswertung zur Verfügung. Bisher wurden die Teilnehmer dezentral über heterogene Tools und Formulare sowie den herkömmlichen Akten verwaltet. Dies ist in der Handhabung nicht effizient und auch die Organisation der Teilnehmerdaten ist aufwändig.
Eine intensive Zusammenarbeit und Nutzung der Software e-NFS durch die vor Ort beteiligten Modellversuchspartner soll gewährleisten, dass diese neue Förderstruktur möglichst breite Wirkung zeigt. Um dem Motto "Neue Förderstrukturen festigen und verankern" gerecht zu werden, ist eine digitale internet-gestützte Lösung für das Management und die Verwaltung regionaler Neuer Förderstrukturen, für die Organisation und Dokumentation individueller Qualifizierungsverläufe sowie für statistische Auswertungen erforderlich.

Lösung

Mit dem Einsatz und der konsequenten Nutzung von e-NFS eröffnen sich neue Dimensionen im täglichen Arbeitsprozess für die einzelnen Anwendergruppen.
e-NFS soll vor allem eine Entlastung der Mitarbeiter/innen und eine Erhöhung von Effizienz und Effektivität der Arbeit gewährleisten. Es enthält keine Funktionen zur Überwachung und Kontrolle der Mitarbeiter/innen.
Vorteil dieser Internetlösung ist, dass alle Beteiligten Zugriff auf einen gemeinsamen Datenbestand haben. Über die Benutzer- und Rollenverwaltung kann genau geregelt werden wer was wie sieht und welche Änderungen und Abfragen erlaubt sind.
e-NFS dient dem Bildungsbegleiter als Tool zum Managen seiner Teilnehmer/innen und deren Qualifizierungsplänen. Und das arbeitsplatzunabhängig. Gerade der mobile Bildungsbegleiter hat somit Zugriff auf alle notwendigen Daten zu einem Teilnehmer, zu den aktuell verfügbaren Bildungsmodulen und zu sonstigen relevanten Dokumenten/Formularen.
Für die Projektleitung der Arbeitsagentur und des Bildungsträgers ist e-NFS ein Tool zur Erzeugung von Projektberichten, Auswertungen und Kalkulationsgrundlagen. Zudem verschafft es zu jeder Zeit einen aktuellen Überblick über die Besetzung der Bildungsmodule, die Auslastung der Bildungsanbieter und die zur Zeit in der Förderung befindlichen Teilnehmer.

Anwenderprofile

Der Leistungsumfang von e-NFS setzt sich immer aus der Rolle des jeweiligen Anwenders zusammen, d.h. e-NFS passt sich der jeweiligen Benutzerrolle automatisch an. Abhängig von der jeweiligen Rolle gibt es unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Daten. Für den Anwender erscheint so die komplexe Struktur vone-NFSüber eine einheitliche aber für seine Rolle zugeschnittene Benutzeroberfläche. Beispiele: regionale und lokale Administratoren, Berufsberater, Projektleiter beim Bildungsträger, Bildungsbegleiter, Trainer (16 unterschiedliche Anwendergruppen).

Realisierung

Konzept / Design / Programmierung / Dokumentationen / Projektmanagement
SSL, PHP, MySQL, diverse Qualitätsmerkmale, Online Bug-Reporting-Tool

Erfolg

Auszug aus dem INFO DIENST Nr. 3 / 2004

AG = Auftraggeber
BT = Bildungsträger
BB = Bildungsbegleiter
BM = Bildungsmodul
BA = Bildungsanbieter
TN = Teilnehmer
WB = wissenschaftl. Begleitung

Entwicklung einer zeitgemäßen Software in einem zeitgemäßen Rahmen
Stärke zeigen für Innovationen
Mit der Internetlösung e-NFS ist es gelungen, ein zukunftsweisendes und innovatives Modell zu entwickeln, welches praxisgetreu arbeitet und den Informationsverbund aller Beteiligten (AG, BT, BB, BA, TN) über den Austausch und die kluge Bereitstellung von Informationen bzw. Daten stärkt. Kraft steckt auch in der soliden und robusten Funktionsweise, z.B. in der Bewirtschaftung des TN-Kalenders gekoppelt mit der Modulplanung. e-NFS hat sich zu einer runden und umfassenden Lösung entwickelt, verknüpft mit rollenbasierten Zugriffsrechten, die für die jeweiligen Aufgabenstellungen optimiert sind. Jede implementierte Funktionalität wurde gemeinsam durch die Projektgruppe erarbeitet, vielseitig diskutiert, immer wieder angepasst, genehmigt, umgesetzt, getestet und zu einem stabilen Grundsystem verzahnt.
Warum Konzepte so wertvoll sind
Unsere Begeisterung für angemessene Konzepte und erstklassige Programmierung bildete die Basis. Ende August 2003 war der Projekt-Startoff und Anfang Januar 2004 ging es bereits in den Echtbetrieb. Wie konnte dieser knappe Zeitrahmen gehalten werden? Eine echte Herausforderung an alle Projektbeteiligten. Software wird gemeinhin als das komplexeste Erzeugnis menschlichen Handelns bzw. menschlichen Geistes gesehen, das wie bis heute kennen. Auch unter diesem enormen Termindruck haben wir die Kriterien Qualität und Usability (Nutzbarkeit) nie aus den Augen verloren.
Zwei wesentliche Dinge haben zu dem Erfolg beigetragen. Erstens ein schlankes Management mit kurzen Entscheidungswegen und zweitens ein überproportional großer Zeitrahmen für die konzeptionelle Phase. Wir haben konsequent einen empirischen Ansatz verfolgt, der alle Besonderheiten der einzelnen Modellstandorte berücksichtigt und sich zu einer harmonischen Gesamtlösung integrieren ließ. Unsere Ziele waren klar gesetzt, anspruchsvoll und erreichbar. Die Erkennung und Auswertung der großen Zusammenhänge stand zu Beginn des Projekts an oberster Stelle. Es galt nun, alle Geschäftsprozesse, Hierarchien und Organisationsstrukturen aus dem echten Leben abzubilden und ein entsprechendes Workflowsystem auf Basis einer Internetapplikation nachzubilden. Es wurden gemeinsam Standards gesetzt.
Zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Fragen stellen
Die Fähigkeit zu guter Kommunikation lässt den Funken überspringen. Sie lässt aus großen Ideen Taten werden. Sie macht jede Leistung möglich. Die Voraussetzungen hierfür waren in diesem Projekt phantastisch. Wir konnten auf eine Zeit und die Erfahrungen von drei Jahren Modellversuch zurückgreifen und hatten die richtige Konstellation des Projektteams (auch nach Genderaspekten). Dieser bunte Mix war eine Idealbesetzung: Sie waren Vertreter aus den Zielgruppen (AG, BT, BB, PL, WB) mit unterschiedlichen Skills, Hintergrundwissen und Wünschen. Dieses gut ausgebildete Projektteam konnte aufgrund ihrer Erfahrungen mit den Neuen Förderstrukturen situationsgerecht richtig bewerten.
Die Projektsitzungen beruhten auf einer agilen Umgangskultur, so dass man eigene Meinungen äußern konnte, um diese dann ggf. mit den konkurrierende Ansprüchen der anderen Beteiligten zu harmonisieren, zu lösen und zu verbinden. Es galt immer, die bestmöglichste Lösung zu finden!
Um regionsspezifische Gruppendynamiken zu vermeiden, haben wir uns sehr schnell auf eine gemeinsame Terminologie geeinigt, die konsequent von Anfang an eingesetzt wurde. Sprache und die korrekte Benutzung der jeweiligen Begriffe trägt maßgeblich zu einer klaren Verständigung und Darstellung bei. Gerade durch den Begriffsfindungsprozess ließen sich bereits vorab viele undurchsichtige Strukturen bereinigen. Und wir hatten dadurch eine einheitliche Vision geboren. Im offenen und fruchtbaren Dialog zwischen uns Techies und den sozialpädagogisch denkenden Projektmitgliedern gelang es uns, die unstrukturierten Anforderungen, die die jeweiligen Bedürfnisse der Endanwender an e-NFS konkretisierten, kontinuierlich durch unsere Software-Architektur abzubilden. Beim Entwurf eines Systems gibt es meistens mehrere Alternativen zur Lösung eines Problems bzw. einer Anforderung. Wir haben immer Lösungen vorgeschlagen und diskutiert, die aus unserer Entwicklersicht realistisch und ausgewogen waren, d.h. bei der Kosten und Nutzen in vernünftiger Relation standen und die sich optimal / intelligent in die Gesamtarchitektur eingliedern ließen. Mit unseren Trend-Beobachtungen für Internetapplikationen konnten wir gut einzuschätzen, ob bestimmte Forderungen zukunftsweisend oder in eine Sackgasse münden würden. Das gegenseitige Vertrauen war da. Jeder war sich der Professionalität des anderen bewusst. Deshalb konnten wir unserer Aufgabe, die Projektmitglieder über die nutzerrelevanten und technischen Konsequenzen möglicher Entscheidungen (etwa Datenschutz, Systemsicherheit, Usability) ohne aufwendige Erklärungen im Bilde zu halten, jederzeit nachkommen. Bei Differenzen waren deshalb schnell Kompromisse herbeiführt, denen alle - für die unterschiedlichen Organisationsstrukturen - zustimmen konnten.
"Schaut mal alle her" - Moderne Tools für fortschrittliche Projekte
Nichts geht über eine detaillierte Visualisierung von Ideen und Konzepten. Das Konzept wurde permanent in dem sog. e-NFS Projekthandbuch fortgeschrieben. Diese Dokumentation war verbindliche Grundlage für unsere Meetings. Wir lösten uns aus der starren Vorgabe von Lasten- und Pflichtenheft zugunsten einer flexiblen Dokumentation, die das Projekt allumfassend koordinierte. Mit Abschluss der konzeptionellen Phase konnten wir dann das Design- und Navigationskonzept bereitstellen. Nun hatten alle eine klickbare "Look & Feel"-Variante Ihrer Ideen und langsam nahm der Entwicklungsprozess Gestalt an. Dies ermöglichte der Projektgruppe, sich über konkrete Feldinhalte und Verhaltensweisen des Programms (z.B. bei Doppelbuchungen) zu unterhalten, denn das Zieldatenmodell als solches stand nun in seiner Gesamtheit zur Verfügung. Die Testphase wurde mit einem Online Bug- und Featurereportingtool durchlaufen.
Jeder spielt eine Rolle
Der Erfolg von e-NFS zeigt sich in den unterschiedlichen Anwendungsgebieten und in der bedarfsgerechten Bereitstellung von Informationen. Jeder Nutzer loggt sich mit seiner ihm zugewiesenen Rolle ein (z.B. Berufsberater, BB, Projektleitung, BA, WB). Insgesamt wurden bisher 14 solcher Benutzerprofile definiert. Damit präsentiert sich e-NFS als effektives, wirtschaftliches, handhabbares und schlankes System. Dieses detaillierte Rollenkonzept, das die genauen Schreib- und Leserechte jedes einzelnen regelt, konnte durch die unterschiedliche Zusammensetzung der Projektgruppenmitglieder entstehen. Jeder hatte seine Sicht und seine Bedürfnisse an e-NFS. Wir haben also ein System geschaffen, welches sich der Einzelperson schlank präsentiert, aber im Gesamtverbund alle Informationen teilt, so dass Prozesse nahtlos von Mensch zu Mensch über Abteilungen und Organisationen hinweg ablaufen können. Damit ist ein solch komplexes System für den Einzelanwender ohne großen Schulungsaufwand intuitiv begreifbar. Es orientiert sich stark an der täglichen Arbeit. Bei der Konzeptionierung wurde großer Wert auf Usability-Kriterien gelegt, z.B. ob der Benutzer stets den Überblick behält, die gewünschten Informationen zielsicher erreichbar und die dargestellten Inhalte aufgabenorientiert sind, eine durchgängig konsistente Struktur besteht.
Und nun?
Wir wünschen uns, dass es mit e-NFS gelingt, eine Veränderung des Kommunikationsverhaltens der Anwender im beruflichen Umfeld herbeizuführen und e-NFS als internetgestütztes Planungs-, Dokumentations- und Auswertungsprogramm für den Einsatz der Neuen Förderstrukturen allen Beteiligten gerecht wird.
Die Implementierung der Basisversion mit allen Notwendigkeiten ist erfolgt. Nun kann die Kür beginnen.
März 2004

Mit dem erfolgreichen Einsatz von e-NFS wurde die Software an das neue Fachkonzept der BA angepasst und wird unter dem Namen e-NFK weiterentwickelt.

Das Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein verleiht der von uns entwickelten Internetapplikation e-NFS das Datenschutzgütesiegel.

Das Produkt "e-NFS" wird in der Version 1.0 zertifiziert. Es trägt die Registriernummer 10-8/2005. Zertifizierungsdatum ist der 29. August 2005, das Gütesiegel ist für zwei Jahre befristet, d.h. der Gültigkeitszeitraum endet am 28. August 2007.

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